Re: Huispostcode?

3
verzendenenontvangen schreef:Heeft iemand weleens gehoor van de "huispostcode"?

http://www.umcg.nl/NL/UMCG/Afdelingen/N ... fault.aspx

Staat bijvoorbeeld zo'n adres!
De Rijks Universiteit Groningen (RUG) schrijft hierover:
De post die intern binnen de RUG wordt verstuurd,
maakt gebruik van de adresgegevens die in het
personeelssysteem Peoplesoft van de RUG staan. Hierbij
horen ook de UMCG-medewerkers die zich bezig houden
met onderwijs en onderzoek en op deze manier aan
de RUG verbonden zijn. Het werd de laatste tijd steeds
lastiger om deze groep te bereiken.

Applicatiebeheer Peoplesoft levert op verzoek adresgegevens voor
een mailing. Eerst wordt er een query gemaakt met als uitkomst
personeels- en volgnummers. Deze komen tot stand via de zogenaamde
RUP30, een programma dat werkt met parameters en dat aan de hand
van deze gegevens de bijbehorende werk- of privéadressen kan leveren.
Hier wordt dan tegelijkertijd rekening gehouden met medewerkers die
ziek zijn of medewerkers die aangegeven hebben de post liever thuis te
willen ontvangen. Ook overleden medewerkers worden er op deze manier
uitgefilterd, uiteraard alleen als dit al in het personeelssysteem staat ge-
registreerd. Vervolgens gaat de output van deze RUP30 naar de afdeling
Unimail en worden de adressen op etiketten gedrukt.

Post teruggezonden

In het algemeen gaat de adressering en bezorging van de post naar zowel
werk- als privéadressen prima. Ook het secretariaat van het CvB maakt op
deze manier gebruik van het systeem. De uitnodigingen voor promoties
en oraties worden op deze manier verzonden. In plaats van steeds weer
een apart adressenbestand bij te houden, worden de gegevens op één
plek verzameld. Zelfs emeriti worden op deze manier bereikt, mits wijzi-
gingen op de juiste wijze worden doorgegeven.
Sinds het UMCG echter met huispostcodes werkt, lopen er dingen mis
wat betreft de adressering en bezorging van interne RUG-post bij het
UMCG en tegenwoordig ook bij Farmacie (deze locatie maakt gebruik van
dezelfde postafdeling).
Een of twee enveloppen zonder huispostcode worden door de postbo-
des nog wel op de juiste plek bezorgd. Een grote stapel drukwerk, neem
bijvoorbeeld Pictogram, wordt als pakketje teruggezonden met een stic-
kertje met de tekst ‘Snelle bezorging? Gebruik de huispostcode!’
Ook bij de verspreiding van de Universiteitskrant gaf dit destijds pro-
blemen. Daar is voor de pragmatische oplossing gekozen door een van te
voren bepaald aantal kranten bij de verschillende afdelingssecretariaten
te bezorgen zodat dit intern verder verspreid kon worden. De UK bleek
helaas niet de enige die hier last van had, ook de
UMCG-post voor hoogleraren en emeriti kwam
regelmatig terug en nu dus zelfs Pictogram.

Matchende bomen

Waar gaat dit nu mis? Het is toch eenvoudig om
ook de huispostcode in het personeelssysteem
op te nemen? Dit is echter niet zo makkelijk als
het op het eerste gezicht lijkt. De organisatie-
boom zoals deze in Peoplesoft RUG staat, wijkt
voor wat betreft het gedeelte van Medische We-
tenschappen behoorlijk af van de organisatie-
boom zoals deze door het huispostcodesysteem
van het UMCG gebruikt wordt. Deze bomen zijn
niet goed te matchen, het verschil bestaat uit
het gebruik van locaties en afdelingen.
Het heeft dan ook behoorlijk wat tijd en heel
wat energie en ergernissen gekost om tot een
oplossing te komen. Uiteindelijk is bij het juiste
project aandacht aan deze wens besteed en
blijkt het euvel toch op redelijk eenvoudige wijze
opgelost te kunnen worden.

Conversietabel
Alle afdelingen die in Peoplesoft RUG het
locatieadres van A. Deusinglaan 1 of 2 en Han-
zeplein 1 hebben, zijn inmiddels voorzien van
een UMCG-huispostcode. Voortvloeiend uit het
project voor een betere informatie-uitwisseling
tussen UMCG en RUG is er een conversietabel
gemaakt om het probleem met de verschillende
organisatiebomen te overbruggen. Het afkor-
tingenveld dat via de eerder genoemde RUP30
op de etiketstickers wordt gedrukt, bestaat
sinds begin februari uit een huispostcode van 2
letters en 2 cijfers en hierdoor zal de postbezor-
ging veel soepeler verlopen. De eerste uitnodi-
gingen zijn op het moment van publicatie van
dit artikel reeds de deur uit, we gaan er van uit
dat deze in no-time op de juiste plek zijn aange-
komen, immers: ‘Snelle bezorging? Gebruik de
huispostcode!’
cron